はこだて観光情報学研究会所属　杉谷　茂（湯の川温泉　花びしホテル勤務）

観光情報学会第３回全国大会は北海道の港 町「函館」での開催となりました。観光を基幹産業と位置付けている町としては大変に有意義な大会となりました。施設担当の私は会場としてご利用いただきま したホテルに勤務しており、はこだて観光情報学研究会へは発足時より入会させていただいております。その関係上、未来大学の先生方を始め理事の方、会員の 皆様とは月一の研究会で親しくさせていただいており、内容も把握できておりましたので比較的短期間でスムーズに準備が出来たと思っております。

と は言え、この地での開催は初めてで、前回の沖縄には参加出来ませんでしたので実際の会場はネットの写真や参加者のお話を聞いて対応する状況でした。未来大 学の鈴木昭二先生には何度も会場に足を運んでいただき打ち合わせを行いましたが、人数を含めた実数が把握できたのは結構近くになってからでしたので多少バ タバタしたところもありました。

開催当日は早朝の開始ということもあり、準備はほとんど前日に集中しました。ステージ、スクリーン、 イステーブルの基本部分は午前中にセットし、残りのスペースにお昼から大学の学生さんが展示用のパネルを車で搬入し組み立てを行いました。図面上では良い と思う部分も実際にセッティングをしてみるとバランスが悪かったり、会場の壁に貼るパネルの位置が予定通りだと目線が高くなりすぎ、パネルを下げると会場 の装飾用木枠にかかる等の細かな部分で予想と違った部分がありました。又、パソコンの電源等も予想以上にリクエストが多かったため延長コードが対応出来な い等の場面もありました。開始後はやはりパソコンを使用し、プロジュクターからスクリーに放映することが多かったため会場はほとんど暗い状態が続いており ましたが、設備の関係上で全体の光を落としたために説明者の手元が暗い状態となりご不便をおかけするところもありました。

大変なご苦 労をされてご準備いただいた大会も、会場の不備で十分な成果を出せずに終ってしまう場合も考えられますので、今後は大会前に施設担当者やプログラムを担当 された方の事前打ち合わせが必要ではないかと思います。実際に現場を担当しなければわからない部分の引継ぎが出きればベストかと思われます。この仕事をし ている関係上で申し上げるとお客様には普通に見える場面も、実際に裏の現場では事前にわからず対応に結構苦労する場合があるからです。又、参加する方もご 不明な点や希望があれば事前に問合せいただければ施設として対応出来ることも結構あると思います。荷物や電源、延長コード、看板の件等々、湯沢観研の方が 次回の開催アピールの横断幕をお持ちになりましたが、ホテルの看板作成機械で会場にあわせたサイズのものを現地で作ることが出来ましたので事前にお知らせ いただければと思う部分も含め、次回以降は参加申し込み先以外に会場担当窓口も事前にお知らせした方がお互いに準備がスムーズに行くものと思われます。

いずれにしましても今回の函館大会は関係する皆様のご協力により、何とか無事に終了することができましたことを心より感謝申し上げます。